Facturación Electrónica en Colombia programada con Velneo

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La Facturación Electrónica en Colombia durante este año 2018 está siendo todo un reto. En Velneo ya existen aplicaciones de facturación que cumplen con la normativa de la DIAN. En este artículo explicamos cómo se ha implementado un software de facturación que cumple con los requisitos técnicos de la nueva factura electrónica establecidos en el decreto 2242 de noviembre de 2015.

¿Qué es la facturación electrónica?

Según explican en la página de la DIAN, es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

¿Quién está obligado a operar usando facturación electrónica?

Los interesados en participar en el Modelo de Factura Electrónica previsto por la DIAN deben pertenecer a uno de estos grupos:

  • Las personas naturales o jurídicas seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica o decidan acogerse de forma voluntaria.
  • Personas que, no siendo obligadas a facturar, opten por expedir factura electrónica.
  • En cualquiera de los casos, las personas naturales o jurídicas deberán surtir procedimiento habilitación previsto en el artículo 1.6.1.4.1.10 del Decreto 1625 de 2016.

¿Cuáles son las características de la Factura Electrónica exigidas por la DIAN?

¿Cómo se ha implementado una solución en Velneo que cumple con la facturación electrónica en Colombia?

En el momento que escribo el presente artículo, existen ya aplicaciones programadas en Velneo que han solucionado la facturación electrónica utilizando a un tercero para cumplir con la validación. Es decir, la solución que ya está en funcionamiento se conecta en este caso concreto vía Dispapeles y a través de él se emiten las facturas electrónicas.

Ahora, además, se está trabajando para que dicha aplicación de facturación se conecte directamente con la DIAN y se pueda hacer la validación con la entidad tributaria de Colombia. Técnicamente -de momento- está solucionado para la plataforma Windows, debido a la inclusión de un archivo .exe necesario para salvar la criptografía del sistema.

Ya sea mediante un tercero o directamente conectándose a la Hacienda de Colombia, la generación de los XML se hace de manera dinámica y asistida, donde la aplicación, a través del modelo XML, genera dicho XML en disco, y ese mismo fichero es el que se comparte vía API con el validador, en este caso el tercero. En el caso de la conexión directa, entonces se debe hacer un paso previo que es firmar (con el mencionado .exe y un certificado) dicho XML para luego sí proceder a enviarlo a la DIAN.

Pasos para realizar la facturación electrónica en Colombia

En realidad la facturación electrónica de Colombia no difiere mucho de la de cualquier otro país, ya que casi todas cumplen el mismo patrón de 3 pasos.

1) Migrar los datos del sistema principal (Velneo vERP) hacia el aplicativo de facturación electrónica.

2) Generar el XML en disco, cruzando la información del paso 1 con el modelo XML.

3) Enviar al webservice el XML generado en el paso 2 y obtener un resultado.

En el caso puntual de Colombia, con la aplicación hecha en Velneo, se está trabajando actualmente con el siguiente menú de opciones:

  • Clasificadores
    – Tipos de documentos
    – Tipos de monedas
    – Tipos de medios de pagos
    – Tipos de notas de crédito
    – Tipos de identificaciones
    – Países
    – Tipos de impuestos/retenciones
    – Incoterm
  • Maestros
    – Modelo XML
    – WebService
  • Facturación

El menú de los clasificadores se han creado exclusivamente para su uso en Colombia dado que la DIAN exige que algunos de los valores enviado en el XML estén categorizados y codificados según su criterio. Por ello, la aplicación desarrollada con Velneo toma dichas tablas de datos y las convierte en tablas Velneo, para que al usuario final solo se le permita seleccionar únicamente de entre esos valores autorizados y validos, y así se minimizan errores.

En cuanto al menú de los maestros, tanto Colombia como todos demás los países tienen los mismos: una tabla de ModeloXML y una de WebService, donde se registran cada uno de los datos correspondiente que son utilizados para los pasos 2 y 3.

En el menú facturación, que ya es la tabla general donde residen todos los documentos electrónicos que se quieren emitir, y están categorizados por un tipo y en los que podemos ver cuál ha sido el resultado.

Conclusión

Colombia en cuanto a facturación electrónica no sugiere mayor conflicto, y al menos hasta donde se ha implementado, el proceso ha sido simple y sencillo una vez que se conoce el tema.

Sin embargo, una vez que se quiera ser emisor electrónico y obtener autorización de la DIAN para facturar electrónicamente con ellos, ahí ya se complica un poco el terreno, ya que la empresa obligada en cuestión, debe remitir cierta documentación y tener ciertos criterios aprobados antes de que le sea otorgado el permiso por parte de los responsables. Una vez otorgados esos permisos, se procede a la conexión mediante webservice y se reanuda toda la secuencia de pasos.

Si eres una empresa de desarrollo o un departamento de informática de una empresa en Colombia, no dudes en ponerte en contacto para ampliar información.

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